Spisová služba – 1.14.4

podpora@alis.cz (ALIS)
Fri, 28 Mar 2025 20:00:00 GMT

Nově přijaté datové zprávy se nyní párují nejen dle ID datové schránky, ale i dle IČO (pokud je u subjektu ve jmenném rejstříku uvedeno).
Sjednotili jsme podmínky pro převod komponent do PDF/A. Nově se do výběru pro převod do výstupního datového formátu PDF/A dostanou pouze komponenty ve formátech DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODT, ODS, ODP, RTF, TXT, PDF, HTM, HTML, BMP a JPG.
V modulu Výpravna je k dispozici nový poštovní podací arch dle nejnovějších požadavků České pošty. Pomocí tlačítka „Tisk původního PPA“ můžete vytisknout poštovní podací arch z předchozí verze.
Pro komfortnější práci jsme upravili přebírání spisů v modulu Referent. Nyní se v nabídce „K převzetí“ zobrazuje již pouze spis bez dokumentů vložených do spisu. Při převzetí se zobrazí pouze informativní hláška o počtu přebíraných dokumentů ve spisu.
Pokud dojde v rámci přiřazování čísla jednacího či spisové značky k chybnému výběru masky, pak můžete využít novou akci „Změnit číslo jednací dle vybrané masky“ pro dokumenty a „Změnit spisovou značku dle vybrané masky“ pro spisy a číslo jednací či spisovou značku opravit.
U subjektu ve jmenném rejstříku v detailu spojení typu e-mail jsme přidali příznak „Neodesílat automatickou odpověď o zaevidování“. Tento příznak umožní neodesílání automatické odpovědi na tuto konkrétní e-mailovou adresu u konkrétního subjektu. V případě, že se tato e-mailová adresa vyskytuje u více subjektů, je třeba zaškrtnout tento příznak u všech subjektů.
Z detailu věcné skupiny otevřené např. z detailu spisu či dokumentu lze přes lupičku zobrazit i detail nadřazené věcné skupiny.
Nově máte možnost, ještě před vyřízením dokumentu nebo uzavřením spisu, vyplnit v záložce skartační řízení "Rok spouštěcí události", a to v případě, že je dokument či spis zařazen ve věcné skupině se skartačním režimem s externí spouštěcí událostí.
Do záložky „Ověření podpisu“ v detailu komponenty jsme přidali možnost zobrazit si detail s metadaty jednotlivých zajišťovacích prvků (elektronických podpisů, pečetí či časových razítek).
Uživatel s právem správce SSL může nově opravit datum vytvoření spisu i pro spisy ve stavu uzavřený. Tato akce by se měla používat pouze v případě, kdy data ve spisové službě neodpovídají skutečnému stavu.
Uživatel s právem „Posuzovatel skartační operace“ má ve Spisovně v detailu komponenty možnost provést „Externí konverzi dle §69a“ pro převod komponent do výstupního datového formátu tam, kde běžně dostupnou akci „Konverze do PDF/A“ nelze provést.
Uživatel s právem správce SSL má k dispozici akci „Export dat SSL“ pro export samostatných dokumentů a spisů do XML dle přílohy NSESSS z roku 2017. Po exportu naleznete data v nabídce „Vyexportovaná data“ pro správce spisové služby.
Nově se i v návrhu spisového plánu zobrazují sloupečky „Poznámka“ a „Popis“.
Do nabídky dokumenty si nově můžete přidat nový sloupeček „Obsahuje komponenty“, který informuje uživatele, zda dokument má komponenty či nikoli. V nabídce spisů přibyla možnost přidat sloupeček „Obsahuje dokumenty“ s informací, zda jsou ve spisu zařazené nějaké dokumenty.