Spisová služba – 1.14.6

podpora@alis.cz (ALIS)
Fri, 30 May 2025 19:00:00 GMT

Do číselníků v modulu Referent jsme přidali nový číselník „Způsoby vyřízení“. Uživatel s právem správce SSL (SSLJDR011) má nyní možnost přidávat nové způsoby vyřízení pro dokumenty a spisy. Tyto způsoby vyřízení by měly vždy korespondovat se způsoby vyřízení ve spisovém řádu organizace.
Ve „Společných parametrech SSL“ může uživatel s právem správce SSL (SSLJDR011) pro masky spisových značek nově přidat i pomocný čítač. V jedné masce pro spisovou značku lze tedy použít evidenční číslo spisu a zároveň další pomocné číslování spisů např. pro konkrétní agendu.
Pro snadnější vyhledávání spisů v souvislosti se zařazováním dokumentů do spisu, jsme přidali do nabídky další filtr, který vyhledává dle názvu spisu.
V rámci zaevidování přijatého dokumentu v modulu Referent byla přejmenována a upravena akce „Osobní předání“. Nově se akce jmenuje „Analogový dokument“ a je možné takto evidovat nejen osobní předání, ale i příjem listinné zásilky.
V detailu dokumentu a spisu jsme rozšířili záložku „Pracovní soubory“ o poznámky. V této záložce je možné vkládat pracovní soubory jako doposud, a navíc je možné přidat uživatelské poznámky. Poslední zapsanou poznámku je pak možné zobrazit u dokumentů a spisů, je jen třeba přidat do pohledu sloupeček s uživatelskou poznámkou.
Uživatel s právem Posuzovatel skartačních operací (SSLJDR020) má k dispozici hromadnou akci na změnu formy dokumentu z formy analogové na digitální a naopak. Používá se v případě opravy dat před skartačním řízením.
Upravili jsme podmínky pro vložení umístění (lokace) u dokumentu. Pokud je dokument zařazen ve spisu automaticky přebírá umístění (lokaci) ze spisu a nelze jej editovat.
Uživatel s právem správce SSL (SSLJDR011) má v modulu Referent v nabídce „Správce“ k dispozici akci na změnu skartačního režimu u vyřízených dokumentů nezařazených do spisu a u uzavřených spisů, které nejsou zařazené v ukládacích jednotkách.
V rámci akce „Zničení/ztráta“ u analogového dokumentu je nově povinným údajem „Číslo jednací protokolu“, který ztrátu dokumentu řeší.
V parametrech Podatelny je k dispozici nabídka s možností automatického pečetění automatických odpovědí. Tato možnost je dostupná ale jen v případě, že máte zprovozněné vzdálené pečetění.
Do nabídky dokumentů a spisů si můžete nově přidat sloupeček „Křížové odkazy“, který zobrazuje informaci, zda daný dokument či spis obsahuje křížové odkazy na jiný dokument nebo spis.Implementovali jsme novou možnost odesílání dokumentů přes tzv. Konverzní poštu. Konverzní pošta umožňuje úřadům komunikovat elektronicky i se subjekty, které nemají zřízenou datovou schránku. Pokud budete chtít Konverzní poštu využívat, je třeba nejdříve uzavřít veřejnoprávní smlouvu s Českou poštou o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování. Tato novinka je aktuálně v testovacím režimu a není dostupná k zakoupení. Více informací naleznete v dokumentaci KEO4.